Ведение карточек
складского учета
Учет материальных запасов
(т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.),
находящихся на хранении в складах (кладовых) предприятий и подразделений ведется
на карточках учета материалов по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке,
размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет).
Карточки учета материалов
открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо - сбытовой)
предприятия. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках:
- номер склада;
- полное наименование
материальных ценностей;
- сорт;
- артикул;
- марка;
- размер;
- номенклатурный номер;
- единица измерения;
- учетная цена;
- год;
- другие реквизиты.
На каждый номенклатурный
номер материала открывается отдельная карточка.
Карточки складского учета
регистрируются бухгалтерской службой предприятия в специальном реестре (книге).
При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника
бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерские функции.
Карточки выдаются
заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.
В полученных карточках
складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты,
характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и
т.п.).
Учетные цены материальных
запасов, хранящихся на складах (в кладовых) предприятия и подразделений,
проставляются на карточках складского учета предприятия.
В случаях изменения учетных
цен на карточках делаются дополнительные записи с указанием новой цены и времени
действия.
В случае применения
предприятием в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической
себестоимости материалов:
- открывается новая
карточка складского учета при каждом изменении цены;
- учет ведется на одной и
той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по
строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость".
Новая цена записывается по каждой операции.
Если в бухгалтерской службе
учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме
оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены,
количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме.
Записи сумм в карточках,
как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя
предприятия по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена
на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.
Учет движения материальных
запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно
материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В
отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на
операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально
ответственного лица.
После полного заполнения
карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается
второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и
брошюруются (скрепляются).
Второй и последующие листы
карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.
На основании оформленных в
установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров;
требований-накладных; товарно - транспортных накладных, накладных на отпуск
материалов на сторону), других приходных и расходных документов) заведующий
складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты
совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания
операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).
В карточках каждая
операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно.
При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по
нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего
количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи
перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.
Записи в карточках
складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся
остатки (при наличии операций).
При оформлении отпуска
материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета,
без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого
месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по
реестру (Форма М-13) и после обработки (составления соответствующих учетных
регистров) возвращаются на склад.
При использовании средств
вычислительной техники карточки передаются в вычислительный центр и после ввода
данных возвращаются на склад.
Разноска из
лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов
может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа
месяца.
В конце месяца в карточках
выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
По истечении календарного
года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего
года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а
карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки "остаток перенесен в
карточку 200_ года N ..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив
предприятия.
По указанию руководителя
службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешению главного бухгалтера карточки
складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В
необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине
года.
Ведение учета в книгах
складского учета
На складах (в кладовых)
вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского
учета.
В книгах складского учета
на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет.
Лицевые счета нумеруются в
том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница
(лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете
предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточке учета
материалов:
- номер склада;
- полное наименование
материальных ценностей;
- сорт;
- артикул;
- марка;
- размер;
- номенклатурный номер;
- единица измерения;
- учетная цена;
- год;
- другие реквизиты карточки
учета материалов.
В начале или в конце книги
помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов,
наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества
листов в книге.
Книги складского учета
должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется
подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.
Книги складского учета
регистрируются в бухгалтерской службе предприятия, о чем делается запись в книге
с указанием номера по реестру.
Предприятием может быть
установлен иной порядок оформления книг складского учета.
Учет материалов в
месячных материальных отчетах
При небольшой номенклатуре
материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах
(кладовых) предприятия и подразделений вместо карточек (книг) складского учета
вести месячные материальные отчеты.
В месячном материальном
отчете отражаются:
- данные (реквизиты),
которые имеются в карточках складского учета,
- остаток материалов на
начало месяца,
- приход за месяц,
- расход за месяц,
- остаток на конец месяца.
При этом для записи
операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе
для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других
складов и подразделений предприятия и т.д.), отпуск (производственным
подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и
(или) для каких целей.
В месячных материальных
отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или
расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется
сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).
В материальных отчетах
указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей.
Сумма заполняется бухгалтерской службой предприятия, или специалистом,
осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).
Материальные отчеты с
приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу
предприятия в установленные сроки. Перечень складов (кладовых), на которых
ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления,
представления и проверки определяются решением руководителя предприятия по
представлению главного бухгалтера.
Автоматизация учета
материальных запасов
При автоматизации учета
движения материальных запасов карточки складского учета и накопительные регистры
оперативного учета могут быть представлены на электронных носителях средств
вычислительной техники.
Складской учет материальных
запасов может вестись при помощи средств вычислительной техники. В этом случае
оператором (кладовщиком) вводится информация (реквизиты), предусмотренная в
карточках складского учета, и данные первичных учетных документов
непосредственно в средства вычислительной техники.
За определенные промежутки
времени, но не реже 1 раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению
материальных ценностей, в которой отражаются:
- номера лицевых счетов;
- номенклатурные номера
(если они имеются);
- наименования материальных
ценностей и их отличительные признаки;
- единица измерения;
- цена;
- остаток на начало
отчетного периода;
- приход за отчетный
период;
- расход за отчетный
период;
- остаток на конец
отчетного периода.
В графах "приход за
отчетный период" и "расход за отчетный период" отражаются операции, а также
итоги по приходу и расходу.
В оборотной ведомости в
указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В
этом случае при необходимости делаются отдельные распечатки оборотов по каждому
номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу.
Кроме того, при
необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием
остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).
При ведении складского
учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.
|