|
Предприятие устанавливает
порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных
документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки
(доставки до предприятия), организационной структуры предприятия и
функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.
Общепринятыми действиями
при поступлении материалов являются:
1. Регистрация документов в
журнале учета поступающих грузов;
2. Проверка соответствия
данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по
ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим
условиям поставки, предусмотренным договором;
3. Проверка правильности
расчетов в расчетных документах;
4. Акцепт (согласие
оплатить) полный или частичный, или мотивированный отказ от акцепта;
5. Определение фактических
размеров ответственности в случае нарушения условий договора;
6. Передача документов в
подразделения предприятия (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.п.) в
сроки, предусмотренные правилами документооборота;
7. Оприходование
материалов.
Вместе с получением
материалов от поставщика (грузоотправителя) по договорам купли - продажи,
поставки и другим основаниям должны быть получены расчетные и сопроводительные документы: платежные требования, счета-фактуры, накладные, спецификации,
сертификаты, качественные удостоверения и др.
Приемка и оприходование
поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими
складами путем составления приходных ордеров при отсутствии
расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и
качеству).
На массовые однородные
грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня,
допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на
каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на
обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в
приходный ордер.
Вместо приходного ордера
приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе
поставщика (счет, накладная, и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же
реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты
указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп
приравнивается к приходному ордеру.
При перевозке грузов
автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе
товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии
расхождений между данными накладной и фактическими данными).
При установлении
несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству,
указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов
не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой,
течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет
ее актом о приемке материалов. В случае составления приемного акта
приходный ордер не оформляется. В состав комиссии должны быть обязательно
включены материально ответственные лица предприятия и представители отправителя
(поставщика) или представители незаинтересованной организации.
Приемный акт служит
основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной
организации.
Иногда в интересах
производства материалы направляются непосредственно в подразделение предприятия,
минуя склад. Такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад
и переданные в подразделение предприятия. При этом в приходных и расходных
документах склада и приходных документах подразделения делается отметка о том,
что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на
склад (транзитом).
Перечень материалов,
которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения, должен быть
оформлен распорядительным документом по предприятию.
Приемные акты и приходные
ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих
материалов на склад или в другие установленные на предприятии сроки, но не позже
сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.
Материалы, поступающие на
ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в
специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут
расходоваться. Кроме того, предприятие должно обеспечить ведение учета
материалов, поступивших на ответственное хранение на одноименном забалансовом
счете "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".
Материалы, закупленные
подотчетными лицами, приходуются на склад в общеустановленном порядке на
основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки
магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру при покупке у другой
организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у
населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
Сдача подразделениями на
склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов
в случаях, когда:
- продукция, изготовленная
подразделениями предприятия, используется для внутреннего потребления на
предприятии или для дальнейшей переработки;
- осуществляется возврат
подразделениями на склад или цеховую кладовую;
- производится сдача
отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а
также сдача брака;
- осуществляется сдача
материалов, полученных при ликвидации (разборке) основных средств;
- других аналогичных
случаях.
Операции по передаче
материалов из одного подразделения предприятия в другое также оформляются
накладными на внутреннее перемещение материалов.
|
