___________________________________________________________
(наименование учреждения, организации)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

I. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее ___ лет.

3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

4.1. Нормативно-правовые акты, касающиеся организации делопроизводства.

4.2. Государственную систему делопроизводства.

4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.4. Структуру организации.

4.5. Организацию делопроизводства в организации.

4.6. Схемы документооборота.

4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.

4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

4.11. _____________________________________________________________________________________________________.

4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

4.13. Законодательство о труде и охране труда.

4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.15. Нормы, правила и инструкции по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.16. _____________________________________________________________________________________________________.

5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

5.1. Действующим законодательством

5.2. Положением о канцелярии организации.

5.3. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.

5.4. Настоящей должностной инструкцией.

5.5. _____________________________________________________________________________________________________.

6. Заведующий канцелярией подчиняется ____________________________________________________________________

7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение и не надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

9. _____________________________________________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

14. _____________________________________________________________________________________________________.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

1. Знакомиться с приказами руководства предприятия, касающимися выполняемой им работы

2. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.

4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

6. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

7. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

8. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

9. Взаимодействовать:

9.1. С руководителями всех структурных подразделений организации - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.

9.2. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

9.3. С хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.

9.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

9.5. С ______________________________________ - по вопросам ____________________________________________.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим законодательством.

2. _____________________________________________________________________________________________________.

Руководитель структурного подразделения:

© «Buhuz.ru»
Все права защищены.
При перепечатке и другом использовании материалов ссылка на сайт buhuz.ru обязательна.